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カナダの登録条例との比較  〜なぜ こんなに違うのか? 〜

 ここではカナダ・オンタリオ州のコンドミニアム登録条例を紹介しています。

 2018年1月1日以降、すべての管理組合はコンドミニアム庁(CAO)に管理組合に関する情報を申告する義務が法で規定されました。 詳細はコンドミニアム法1998(Condominium Act 1998)及びオンタリオ州条例第377/17(Ontario Regulation 377/17)を参照してください。
(参考)  カナダのコンド法令体系

 運用開始からすでに2年経過した現在、本文の経過措置に関する説明は必要ありませんが、 制度運用の立ち上げ時に配慮すべき点など参考になることがたくさんありますので、 あえて、運用開始時点の内容でご紹介しています。

(※)本文では、コンドミニアムをコンドと略しています。(法律名と機関名称では略しません)

登録は、(実際にそのコンドに住んでいる人にとっては) おどろくほど、簡単です。

オンタリオ州 管理組合登録条例の概要

 カナダのオンタリオ州では、消費者庁が委嘱した非営利のシンクタンクが中心となって各界のリーダーが集団協議で、 2012年から2013年にかけてコンドミニアム法1998(Condominium Act 1998:オンタリオ州法第49/01)の見直し作業を行い、 3段階の検討報告書の公開とパブリック・コメントを経て、州議会で同法を16年ぶりに改正し、2017年11月1日施行しました。

 改正コンドミニアム法では、監督行政機関、紛争解決の司法機関などコンド専門組織の創立、 ユニット所有者の保護政策と情報提供、住民組織である管理組合の基本情報の登録など、 基本的かつ徹底的な改革を実施しました。以下に改正の主な概要を示します。

1. コンドミニアム庁 及び コンドミニアム裁判所の創立
 この改正法に基づき、コンド居住者への支援サービスとユニットオーナーの権利保護のための専門行政機関として、 コンドミニアム庁(CAO:Condo Authority of Ontario)を創立し、そのCAOの一部局の行政裁判所として、コンドミニアム裁判所(Condo Authority Tribunal)を設立しました。

 CAO は、使いやすい情報の提供や管理組合役員向けの(委任に伴う責務についての)必須トレーニング、 および新しいコンドミニアム裁判所によるオンライン紛争解決手段を提供します。
   ○ コンドミニアム裁判所実務規則    ○ カナダの裁判所の体系

2. すべての管理組合を登録
 2018年1月1日以降、オンタリオ州内すべてのコンドの管理組合を対象に、基本情報をCAOに登録すること、 及び、定期的に更新することの義務を課しました。(州条例第377/17)

3. 管理組合から料金を徴収
 初回登録時及び毎年、登録情報のメンテナンス費用を管理組合ごとに徴収します。
登録・更新には期限を定め、遅延又は無申告の管理組合にはペナルティの罰金が課されます。

4. 手続きはすべて電子申告で
 登録・更新は、下記のインターネットによる電子申告で行います。
料金の納付も電子決済で、できます。金融機関への振込み、手形、カード払いもOKです。

 皆さんは税金の確定申告でe-Taxを使ったことがあるでしょうか。 税金の確定申告では、分厚い紙文書の「確定申告書」に記入して提出するやり方と、 パソコン画面に入力する電子申告のe-Taxがあります。 申請者の書類作成時間、それを処理する行政、双方にとってe-Taxは紙文書に比べて10分の1以下の負担ですみます。 登録はガイダンス付きの画面であっという間に終わってしまいます。オンタリオのコンド申告はあのe-Taxより簡単です。

申告とは?

 2018年1月1日以降、すべての管理組合はコンドミニアム庁(CAO)に管理組合に関する情報を申告する義務が法で規定されました。 詳細はコンドミニアム法1998(Condominium Act 1998)及びオンタリオ州条例第377/17(Ontario Regulation 37/17)参照してください。

 申告とは、コンド管理組合の基本情報(例えば、設立年月日(登記日)、住所、代表者氏名など)をCAOに提出することです。

登録情報に変更が生じた場合は、変更後30日以内に変更通知の申告をしなければなりません。 変更に関する詳細な案内はCAOのウエブサイトに掲載しています。

オンタリオ州政府は申告(Return)の種類を4つに分類し、それぞれに提出期限を設けています。

種類 回数 申告義務 提出期限
年次申告
Annual
毎年 すべての管理組合 1月1日〜3月31日の期間内
この期間内に設立された場合は、設立から90日以内
初回申告
Initial
一回 2018年以降に設立された管理組合 設立から90日以内
経過申告
Transitional
一回 2018年1月1日以前に設立された管理組合 2018年3月31日
所有権変動申告
Turn-Over
一回 2018年1月1日以降に所有権の変動が生じた管理組合 所有権の変動に関わる集会(Turn-Over meeting)で議決された日から90日以内

申告した情報は何に使われる?

 コンドの情報を正確に報告することは次の二つの目的を達成するためにとても重要です。
 CAOのデータベースに登録することはCAOの公益目的と社会的適合性に寄与します。
 CAOが管理組合に賦課する負担金の料金算定に使われます。

 登録情報の公益性

 

 CAOは最新の情報に基づいてデータベース(DB)のメンテナンスを行っています。 これらの情報は、CAOのウエブサイトを通じて、個別に管理組合から付与されたアクセスキーを有する所有者、 居住者、購入者、コンドのコミュニティ関係者に提供されます。

DBの商用利用、又は大量のデータの利用は許可していません。
CAOに申告したEメールアドレスは公開されません。

 年度毎の賦課金 (Assessment fee)

 

 すべての管理組合は年度ごとにCAOに負担金を支払わなければなりません。 申告年度は4月1日から翌年3月31日です。この間に新築されたコンドは、 登記日から3月31日までの分を日割り計算で前納します。

2017年夏の時点で決定された負担金の額は、ユニットの1議決権数当たり月額1ドル、(月額1ドル/戸) 又はコンド共有部利用権の最大議決権数×月額1ドルとなっています。

法では、管理組合のCAOに支払う負担金は共益費に算入するものと定めており、 所有者個人が管理組合に支払う共益費料金の固定的費用となります。

申告する人は誰?

 法では、申告の責任は管理組合から委任を受けた下記の個人と定めています。
理事長
管理業登録免許を有する管理会社
管理組合から委任を受けた弁護士・コンサルタント

 登録データベースへのオンライン申告は、法的に有効な受任責任を証明し、 CAOからのアカウントを取得しなければなりません。 詳しくはCAOのウエブサイトに掲載しています。

登録項目(データベース項目)

(※) 入力画面は、10ステップしかありません。 データベース項目は、共同住宅に関する歴史や制度の違いが顕著に表れてきます。 その違いを入力画面のステップごとに説明していきます。


Step1: 管理組合の基本情報
○ 管理組合名称(Name of the condo corporation)
名称には登記名称(Full legal name)と通称(Operating name)があります。 登記名称には、法人番号が付与されています。2001年5月1日以後に設立された管理組合には、 標準(Standard)、共有部(Common Elements)、空き地(Vacant Land)などのコンドのタイプ名称が含まれています。

通称(Operating name)とは建物に付けられた看板やエントランス入口の標章などに表示されている名称のことで、 地域コミュニティの中で使われている通り名です。

○ コンドのタイプ(Type of condo corporation)
フリーホールド(Freehold)とリースホールド(Leashpld)があります。 フリーホールドは、ユニットと土地の所有権を有する管理組合、 リースホールドは土地の部分が賃借契約になっていて、ユニットだけを所有している管理組合です。
                    「世界の共同住宅」 ⇒  コモンホールド

○ フリーホールドタイプには、更に、標準管理組合(Standard corporation)、 共有部管理組合(Common Elements corporation)、空き地管理組合(Vacant Land corporation)があります。

標準管理組合とは、ユニットの所有権と共有部の通行権、使用権を持っている管理組合
共有部管理組合とは、ユニットは持たないが、道路、ゴルフコース、スキーゲレンデなどを区画分割(Parcel)して各個人が所有している管理組合
空き地管理組合とは、建物はまだ建っていないが、将来建てるために土地を所有者が共同出資して保有している管理組合です。


Step2: 段階的増設コンド管理組合(Phased Condo Corporation)
段階的増設コンド管理組合とは、 段階的に新しいユニット若しくは共用部を積み重ねていく建物のことで、 開発計画の段階から、そのような構造の建物とする宣誓証書で宣言して登記した建物のことです。

 そのような建物における管理組合であって、2017年9月1日以前に全ての増設部分が完成した場合には、その旨、表示します。
もし、すべてが完成していない場合、二つの部分に分けて登録します。

[Part A]においては、評価の起点日である2017年9月1日時点で存在している全議決件数を申告します。 もし、管理組合がこの時点で存在している場合、或いは、管理組合が2017年9月1日以後に設立されていた場合、 評価起点を設立日又は最初の登録日として合計ユニット数と議決件数を入力します。

[Part B]においては、2017年9月1日以後の各段階ごとの合計ユニット数と議決件数を入力します。

[Part A]と[Part B]で入力したユニット数と議決件数の総合計が画面に表示されますので、確認します。


Step3: ユニット数と議決件数(Total Number of Units and Voting Units)
標準管理組合、空き地管理組合、段階的増設コンドの場合、 ユニット(住居、駐車場、倉庫、商業用ユニットを含む)の合計数と所有者の合計数を入力します。 ユニットの種類と数は登記所に届け出ている建物の登記簿に記載されています。
共有部管理組合の場合、組合の定期総会で用いる議決権の総数を記入します。


Step4: 所有権変動集会(Turn-over meeting)
 賃貸事業者が賃借人にその居住しているユニットを分譲したり、 開発業者がその管理を専有部分所有者団体へ委譲するすることがあります。 これによって生じる不動産所有者の変動をターン・オーバー(Turn-over)といいます。 その際、カナダや米国ではターン・オーバーミーティングを行って、新しい管理組合の理事を選出することが義務付けられています。 2018年1月1日以降にこの集会を実施したときは、その実施日を入力します。

(注):米国の場合、このような総会を、管理委譲総会(Transition Meeting)といい、 管理業務の引き継ぎが完了するまで数回開催されます。 この作業を担う委譲諮問委員会(Transitional Committee)の設置が求められる州もあります。


Step5: 会計年度(Corporation's fiscal year start and end dates)
1: 会計年度:April 1 to March 31 のように記入します。
2: 直近の定期総会(Date of Last Annual General Meeting)が行われたか(Yes/No)
   Yesの場合、開催日を(DD/MM/YYYY)形式で入力します。(Ex 14/10/2018)


Step6: 裁判所命令により監査人、若しくは、管財人が任命された管理組合ですか?
Yes/No を選択して、Yesの場合は、
任命された日を入力(DD/MM/YYYY)(Ex 16/09/2016)
監査人、管財人のどちらかを選択、その者の氏名(フルネーム)及び住所を入力


Step7: Eメールアドレスと住所
CAOとの連絡に使用するEメールアドレスと住所を入力します。
Eメールアドレスは公開されません。


Step8: 理事の氏名
最低3名以上の理事の名前(フルネーム)、Eメールアドレス、役職、選任日を入力します。
最低2名以上の理事には管理組合からの委任に基づく役職(※)を入力してください。
(※)理事長(President)、議長(Chair)、書記(Secretary)、会計(Treasurer)、役職なし(N/A)
役職を兼務している場合は、そのすべてを記入してください。(EX: President/Chair/Secretary)


Step9: 管理業務(Condo Management Services)
管理会社(Condominiuum Management Company)と委託契約している場合は、 業者名、郵便番号、住所(国、地域、市区)、委託開始日を入力します。
管理会社ではなく、管理マネージャー(Condominium Manager)と契約している場合、 氏名、住所、委託開始日のほかに、 個人事業主(Individual)としての契約か、管理組合との雇用契約(Emplyee)かを入力します。

Step10: 代理人(Representatives)これはオプション項目です。
弁護士などを管理組合の代理人として委任している場合は、その者の氏名、資格、 法曹資格を持たない者の場合、法律上の権能(Ability to "Act on behalf")を入力します。


入力項目は以上です。

"Go Back"ボタンをクリックして画面を戻しながら、入力した内容を確認します。
確定ボタンをクリックして送信完了です。(Review and Submit)
データは"Down load PDF"をクリックすると、PDFデータをダウンロードできます。 過去に入力したデータも年度別に一覧式で表示されます。

"Your Account Summary"画面で請求書(Assessment invoice)が表示されます。 CAOからの賦課料金(Assessment fee)と納付期限(Date Issued)が表示されています。 "Print Invoice"で請求書がPDFでダウンロードできます。

ー カナダ登録条例 解説 − 終 −

東京都条例とカナダの条例との違い

1. 登録に関するコンピテンシー基準

ここまで、ご覧になって、お気づきになられたでしょうか?
カナダの入力項目の中で建物に関する情報は、唯一、Step3の議決権に関係するユニットの合計数だけです。 (議決権数は管理組合によって変更されることがあるから、毎年確認を要します)。
それ以外の建物や共有物件データの入力は一切ありません。
建物や共有物件データは、それらの所有権が登録されたときに、正確かつ完全な情報が、 登記所に登録されています。それらの情報を再入力させる必要はまったくありません。

登録手続きを定めたCondominium Act,1998(ONTARIO REGULATION 49/01)には、調査官(surveyer サーベイヤ)が行う業務規定、 Part1(土地区画、建築・構造、共有部、専有部の調査)、Part2(登録と記録様式)の詳細な規定があります。

カナダに限らず近代行政システムでは、このような権限と職務機能(Competency コンピテンシー)基準(criterion クライテリオン) が当該条例の中に規定されますが、日本の登録条例にはこのようなコンピテンシー基準もなく、 登録された情報の扱いは、行政の裁量に任されます。
(桜を見る会問題の本質は公文書規則ではなくコンピテンシー基準・人間!の問題)


2. 法定登録情報の違い

データベースの項目要素となる「登録に必要な法定情報」には大きな違いがあります。

東京都条例の特徴は、形式的外形基準(書類があればOK、内容や実効性は問わない)で、 微に入り細にわたって「計画書や書類の有無」を登録させます。
ウンザリするくらい多いが実効性は問わない。形だけ整っていれば良い。5年間は再登録なし


(都条例にあって、カナダ条例にはない項目)
(a) 管理不全を予防するための必須事項
 修繕積立金 u当たり月額_円、大規模修繕計画の有無、直近実施年_年

(b) 適正な維持管理に関する事項
 長期修繕計画(最新作成年・計画期間)、滞納対応ルールの有無、 区分所有者名簿の有無、空き住戸割合、賃貸住戸割合、耐震診断の有無、耐震改修実施の有無、 設計図書の有無、修繕履歴の有無

(C) マンションの社会的機能の向上に資する取組に関する事項
 (次の事項に関して有無を登録) - 自主防災組織、防災マニュアル、防災用品の備蓄、 避難行動要支援者名簿、防災訓練の定期的な実施、エントランスのバリアフリー化、共用廊下等への手すりの設置、 エレベーターの設置、共用部分のLED化、開口部の遮熱性能の向上(二重窓、外断熱)、電気自動車等用充電設備の設置、 地域コミュニティへの取組み


(カナダ条例にあって、都条例にはない項目)
 カナダ条例の特徴は、ヒューマンリソース(Human Resouce)基準(管理の主体は人間であり、維持管理は委任された理事会役員の責任) で、東京都条例のような細かな項目は一切ない代わりに、Step8で示したように、 毎年の役員名簿を登録させます。そして、コンドミニアム庁(CAO)では、理事(Director)に対し、 インターネットを使ったオンライン受講システムで、 委託責任に関する必須トレーニングを義務付けています。(※)

(※) Director Training(1) & self-help(2)
(1) Online training is available to ensure condo boards run smoothly.
(2) Resolve an issue with self-help resources
  Find a solution to your dispute using a variety of self-help resources.


〜 相手を子供・愚民とみなして、細かな規則を押し付けるか、自立した公民として遇するか 〜

ー 終 −