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「NPO通信」44号添付アンケート 「どうしてますか?居住者への情報発信」 集計結果報告

( このアンケートに関する解説は「マンションNPO通信 第45号(2009年10月15日発行)」に掲載されています。)

1.議事録について 2.広報紙の配布について
3.アンケートの活用について 4.自由意見

 (1) 理事会議事録は主に誰が書いていますか?

 

「その他」の内容
・特に理事会議事録は作らずに、主な議決事項を広報紙にして配布している。
・管理会社の係員と理事長が共同で。
・管理組合事務局
・企画担当の理事

 (2) 理事会議事録の内容についての点検は誰がしていますか?

「その他」の内容
・議事録署名者=理事長+副理事長+管理組合事務局
・署名理事の2名
・理事長と副理事長
・理事長、副理事長、総務理事
・理事2.3名に口頭で内容の点検をしてもらう。
・理事長の指名者
・議事録署名人2名

 (データ分析してみると…)
・ 理事会議事録を管理会社が書き、理事長が修正しているケース → 11組合 
・ 築年数が若いと管理会社が下書きを書いているケースが多い。
・ 理事会議事録と総会議事録を賃借入居者にも配布しているのは7組合あった。

(3) 理事会議事録は誰に配布・配信していますか?

「その他」の内容
・組合員全員に加えて、管理会社担当者へ、さらに掲示板に1週間ほど掲示
・重要決議に関するものは全戸組合員に配布(毎回ではない?)
・広報紙に要点を抜粋して配布
・理事に配布+掲示板に貼り出し
・議事録は配布していないが、別途理事会便りを全組合員に配布
・総会議案書に掲載している
・議事録署名人2名

 (4) 総会議事録は誰に配布・配信していますか?

「その他」の内容
・組合員全員と管理会社の担当者に加えて、掲示板に掲示
・ 広報紙に組み込み配布
・ 理事+監事への回覧と掲示
・ 組合員全員+掲示板に貼り出し
・ 議事録は配布していないが、別途理事会便りを全組合員に配布

 (5) 理事会議事録の配布・配信についてどう思いますか?

「その他」の内容
・議事録は配布されてもほとんど読む人がいない。
読みやすい広報紙として配布したほうがよいと考えている。
・理事会の様子は理事会便りで知らせているので議事録などは記録を残すのみ。
・理事会議事録は、個人が特定される内容を含むため、原文では配布不可であるため、配布はしていない。 表現を変える必要性がある。 ただし、検討・決定事項等活動内容は配布し、理解してもらうことには大いに意義があると考えます。
・小規模(22戸)なので、すぐに伝えられる利点があり、必要性を感じていません。

1.議事録について 2.広報紙の配布について
3.アンケートの活用について 4.自由意見

 (1)理事会議事録とは別に、(理事会ニュースのような)広報紙を作成していますか? 

「その他」の内容
・ホームページ
・自治会がニュースを出している
・必要に応じて、掲示板に掲示
・大規模修繕時のみ 

 (2)(発行されている組合の場合)その頻度は? 

 (3)主に誰が作っていますか?(複数可) 

「その他」の内容
・理事会、設計監理者、工事代理人からなる会議
・広報紙発行経験者の協力を得て
・理事長
・事務局(1250戸のマンション)
・理事長(借地の地代値上げについての調停に理事長が参加しているので)
・書記担当理事
・管理費、修繕積立金検討委員会(月1回程度)

 (4)どのような形で知らせていますか?(複数可)

「その他」の内容
・速報が必要な時は、掲示板に

 (5)どのような内容を掲載していますか?(複数可)

「その他」の内容
・速報が必要な時は、掲示板に

(データ分析してみると…)
・ 広報紙を作っているのは、56組合中、18組合だった。32.1% ただし、この中には、修繕委員会等の委員会ニュースも含まれる)
・ 戸数が多いほど、作っていること多い。(100戸以上14組合のうち8組合が作成)57%
・ 大規模でない組合の場合、担当者とか理事長が一人で作っているケースが非常に多い。

 
1.議事録について 2.広報紙の配布について
3.アンケートの活用について 4 .自由意見

 (1)これまで住民に対するアンケートをとったことがありますか?

 

「その他」の内容
・今期はアンケートをしていない

 (2)それはどんなアンケートですか?

・ 長期修繕計画の見直し、建物不具合の有無、立体駐車場の有効活用方法
・ 駐輪場の割当
・ 管理会社変更についての意見
・ BSアンテナを費用をかけてつけるかどうか、火災報知器は組合で一括購入するかどうか
・ 防犯用の策を外部階段につけるか、ペットの可否、可の時の条件、修繕時のNSシートの色
・ 防犯カメラは必要か、駐車場の利用について
・ 管理規約改正に向けて ケーブル通信選定について
・ 郵便受けに氏名が表示されていない部屋が多いため、氏名札をつけることの了解を得る。
・ お掃除に関する苦情など 駐車、駐輪の件で
・ リフォーム状況、今後の要望、意識調査
・ 管理費の改定、管理員の業務 駐輪場の使用状況と課金について

 (3)そのアンケートの目的は?

 
1.議事録について 2.広報紙の配布について
3.アンケートの活用について 4.自由意見

(1) 広報紙は一目で内容がおおよそ把握できるようなわかりやすい簡潔なものにしたいとおもっています。
 一人の人に任せるより、理事が交代で作れれば理想的です。

(2) 広報活動は活発に行ったほうがよい。居住者全員が情報を交換しあいさつできるようになった。

(3) 当組合で毎月全戸に配布しています「理事会議事録」は、半ば広報紙の役割を担わせていて、理事会では何が検討され決められたかと言う記録に留めず、組合員全体によく理解してほしい事柄、承知しておいて欲しい事柄については、詳しく解りやすく記述し、くり返し伝えていく形をとっています。
 ・ こうした広報活動を開始、継続して7年になりますが、そうしたことを一切してこなかった以前に比べて、組合員全体の管理組合運営についての理解は格段に違ってきていると思います。
 ・ アンケート実施の際には、選択だけでなく必ず意見を記してもらうスペースを設け、集計結果公表時に、その意見の全文をそのまま(部屋番号・氏名だけをのぞいて)掲載したシートを全戸に配布しています。
 この形式をとりますと、総会等の場で発言できない方も意見を述べられますし、他のお宅がどういう考えでいるかも互いに理解できますし、隠れていた有効な意見が引き出されたこともあります。

(4) 編集委員会は発行前に一度だけ委員会を開催し、記事内容等をチェックし発行しています。
 しかし、結局編集の実務は担当者一人が担っているのが創刊以来の事態であり、最近は年3回発行するのが精一杯。
 編集者の養成が必要と考えるこの頃です。

(5) 広報活動はマンション管理運営で重要な要素のひとつ。しかし活動実態は脆弱な部分でわかっていても実行できない業務です。なぜでしょう。
・ 広報紙作成にはノウハウや労力が不可欠な作業でもあるため、なかなか実施するマンションが少ないようです。
 どうしたら実施できるかマンション全体の大きな課題と考えます。
 ホームページの運用が始まり、取り入れられる時代になってきましたがまだまだ重要な役割を担っていると思われます。
 誰か仕掛け人はいないのでしょうか?

(6) 理事会修繕委員会の審議内容は可能な限り委員の発言内容を詳しくお知らせしている。
 また情報はどんな些細なことでも紙面でおしらせしている。

(7) 理事会議事録、広報紙(理事会便り)、アンケートの広報3点セットが、マンション内の良好なコミュニティ形成のための秘策だと考えています。効果が出るのには長い時間がかかりますが、継続は力なりです。

(8) アンケートでは、すべて記名で、意見の欄をつけている。結果については、個人を特定する表現は変更し全て配布している。  ・ 防火管理を含む管理組合活動に対する理解向上を求めるには、広報は重要な事項と認識しています。理事会で作成・分担方法を含めぜひ取り組みたいと考えます。他のマンションの良い事例を参考にしたい。

(9) 自治会があり、日常のコミュニケーションの活動等の広報紙を発行して掲示板に掲示している。

(10) アンケートで無回答や、極少数意見の取り扱いに苦慮している。集計後、アンケート用紙の適切な処理は何か。

(11) 広報の紙面構成に苦労することが多い。「読んでもらう広報」づくりの実例が知りたい。

(12) 理事会議事録そのものを配布すると分かりにくいのでその内容を整理し、別途広報紙を作成するのが望ましいと思います。
 総会議事録も同様にしている。

(13) 手を変え品を替えてダブってもPRすることが効果的だと思います。

(14) 管理会社に丸投げの全面委託、理事長はずっと留任、管理組合は余り機能していないようです。
 せめて外部オーナーへの情報発信があればと思うのですが。

(15) 当マンションでは広報紙は作成していませんが、資料等を配布する場合、自主管理では配布作業が一苦労です。
 特に、離れたところに住んでいる組合員には郵送での郵送に手数がかかります。安価なサービスがあればお願いしたいところです。

(16) 以前は理事会議事録を理事長が作成していましたが、年度が替わり、現在は管理会社の担当者に依頼しています。管理会社に対してのクレーム等は議事録に反映しないようです。
なんとなく発言者の意図と異なっているようなニュアンスが違うようなときもあります。一度配布されると見直す機会がありません。  ・ 17戸なので、少人数向けにわざわざ紙面を作る手間が大変です。誰もやる人はいません。  ・ 年に一度目安箱のような意味合いで管理に関するアンケートをとっています。情報収集にはなっています。  ・ 当方のように小規模なところでは、理事会をオープンにして入居者が顔を合わせる機会を多く作ってコミュニケーションを図っています。

(17) 居住者≠所有者です。理事会や総会は所有者の話し合いですが、広報活動は居住者に向けての広報だと思います。
 当マンションでは、居住者が困っていること、例えば、ドアのバタンと閉まる騒音、水道の水の出が悪い、等の苦情は、すべて管理会社に知らせるようになっていて、居住者同士、居住者と所有者間のコミュニケーションはありません。
 居住者は数年で入れ替わるので、居住の問題をしっかりと解決する態度はありません。例えば、排水管の高圧洗浄の日程をあらかじめ知らせておいても、当日不在の方が多く、在宅でも洗浄を断る方もいます。
 こういった環境の中でも広報活動などを行うことは、同じマンション内の居住者としてお互いに信頼して安心して生活できるようになるかと思います。考えます。

(18) 広報活動の必要性は理解できますが、24世帯の小さなマンションでかつ、賃貸に出している所有者が多いので、広報を担当していただく所有者がいないのが現状です。

(19) 賃貸の人や無関心の人にどのような広報活動をしたら関心を持ってもらえるか。そのよい方法(が知りたい)。

(20) (特に女性の)単身高齢者が半数以上になり、また病気を抱えている人がほとんどで、理事のなり手が少ない。そのため、誰でも来やすく理事活動をできるようにするため、理事会議事録・総会議案書の作成等の煩雑な事務を管理会社に移行することを計画しています。その上で理事にはマンション管理運営上の問題の討議に専念してもらおうと考えています。

(21) その時の理事の能力で大きく違ってしまう(議事録は管理会社が作成してしまったり、アンケートなしにいきなり議案が出てきたり)ので難しいと感じます。

(22) 本来なら理事会ニュースのような広報紙を作りたいのですが、理事が5名と少なく負担が重く実現していません。

(23) エレベーター内には常に日頃の情報等を貼りだしています。また不審者侵入の場合は防犯カメラでチェックしてプリント拡大し貼りだします。(現在防犯カメラ15台作動させています)

(24) 広報活動は、継続するのが困難。一人にかかる負担が大きくなるから、その負担を担ってくれる方がいなくなると続かない。負担を共有する方法はないものでしょうか?

(25) 〈ハウスMの広報活動の実際〉

ハウスMは19戸の小規模マンションですので、清掃点検業務などを除き、専門会社に管理委託をしていません。所謂、自主管理です。自治会(管理組合)役員会(理事会)のメンバーは、会長(理事長)、副会長(副理事長)、会計(会計担当理事)の三役。村長、助役、収入役の三役がモデルで、「三人寄れば文殊の知恵」といったところでしょうか。

監事役はいません。そのかわり、役員引継時に新旧三役が、「会計引継確認書」を作成し、それに署名押印して会計監査の証としています。

小規模なので、通常は懸案事項の数も少なく、役員会は、年2回、上半期と下半期の会計報告書を作成するために開催しています。下半期会計報告書作成役員会のときに総会議案書も編集します。

 毎年おこなわれる清掃や点検、該当年度に「専門委員会(修繕工事関係が多い)」が設けられたときや事件や事故があったときは、臨機応変に、会長が中心となり広報紙を作成し「お知らせ」、「お願い」、「委員会報告」、「ご提案」などとして、掲示したり、別紙でその詳細を回覧(居住者全員の認印付で回収)若しくは配布しています。

 大きな懸案が発生した場合は、臨時役員会を開催することもありますが、役員会議事録は作成していません。
 管理規約で「役員会の議事録は、回覧及び配布書類に代えることができる。」と定め、掲示・回覧・配布書類を時系列順に保存し、「役員会広報活動の記録」としています。原則として会長が編集、編纂します。

 42号投稿記事の「区分所有者保管ファイル」を作成したプロセスに伴って、ここ5年間はそれなりに充実した「役員会広報活動」になっていると思います。ただし、この広報活動には、輪番制自主管理ゆえに、どうしても濃淡が出てしまいます。

 パソコンのテキスト編集ソフトを使用して作成するのが通例となりつつありますが、会長のなり手によってパソコン使用のスキルや、マンション管理についての関心度にも濃淡がありますので「役員会広報活動」にその結果が反映するのはやむを得ません。

 「皆で平等に役員を経験すれば、マンションの管理に皆が関心を持ち自主的に活動する」というのが輪番制の建前なのでしょうが、「なにもない静かな年度であってほしく、情報を発信するのも最低限でありたい」という「できるだけ事なかれ」が、実は役員(特に会長)を引き受ける多くの人の本音のようで、自主的に問題を発掘し、情報を発信する人は少数です。

 また、マンションの広報活動は、「過去と将来を展望した現在」を伝えるというレベルに在るのが理想ですが、それには会長以外の専門的な推進役が必要で、自前でそのような体制を持続するのは困難です。
 そこで、マンション管理の原理原則、基礎情報、応用問題を網羅的に伝える広報誌『マンションNPO通信』を広報活動の支援補助メディアにすること。これは非常に有効な手段だと思います。

(26) 管理内容全部と管理組合運営の2方面について同じアンケートを出し、居住感覚と理事会への批判を受け止められるようにしていくことを目ざしている。毎年強制はしていない。

(27) 理事会から配布される物は、議事録でもなく、広報紙でもありません。「理事会からのお知らせ」といい、内容は理事会で決定した事項、検討事項を管理会社の担当者が簡単にまとめたものを理事会開催後全戸に配布しています。
築6年経過、理事会の活動報告はその「お知らせ」のみで、他は一切ない状態です。

(28) 理事会議事録を管理室で閲覧自由にしていても実際には難しいので、全員への配布が望ましいと思う。

(29) 何年か前から、総会で選ばれる議事録署名人をやっています。というのも、議事録に自分が意思表明したことが正しくかかれていなかったからです。署名人になると必ず議事録が回ってきますので、そこで修正することができます。
 正確に意見を載せたかったら文章化して、総会前に提出し、全組合員に配布してもらう。さらに議事録に載せてもらうことが必要です。


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