管理組合の運営  >  管理組合総会 目次 > 【前頁】  2. 議案の最後のチェック > 3. 総会進行シナリオ > 【次頁】 4.管理組合総会の進め方

3.総会進行シナリオ

総会のすすめ方

新しく役員になった方にとっては、一般的な総会の進行手順がどういうものかは知りたいところです。
通常総会進行シナリオを参考に示しました。総会の進めかたのひとつの参考にして下さい。
その上で どうかあなたの組合独自の新しい総会の進め方を工夫してください。

総会はコミュニケーションを通じての組合員の協同作業です。
総会でのすべての発言は「議事を進行するためのもの」と「議題の内容そのもの」に分類されます。
この2種類を混同すると総会が混乱します。議長は和やかで適切な議事進行を心がけて下さい。

逆説的な言い方になりますが、議事進行のひな型を用意したのは、議事進行の形にとらわれず、充実したコミュニケーションを達成して欲しいという願いからです。

総会次第
1.開会のことば
2.理事長あいさつ
3.議長選出
4.議事録署名人選出
5.議案審議
..第一号議案:〇〇〇〇報告
..第二号議案:〇〇〇〇の件

6.閉会のことば

事前に配布する総会議案書の最初のページに「総会次第」をいれておくと、議長も参加者も進行状況が把握できて便利です。

[シナリオ前提条件」
このシナリオはこのマンションの管理規約が、平成9年2月版旧建設省「中高層共同住宅標準管理規約」と同じという前提で書かれています。 総会では皆さんの組合の規約が優先しますので、ご自分の組合の規約を確認しながらお読みください。

総会進行シナリオ

発言者  進 行 次 第

(1.開会のことば)
理事長
 ↓
議長

私、当管理組合の理事長を拝命しております○○号室の○○○○○です。
管理規約第40条5項「総会の議長は、理事長が務める」との規定により、本日の議長を努めさせていただきます。

本日はご多用のところ出席いただきありがとうございます。
定刻となりましたので○○管理組合の第○○回通常総会を開催致します。

当管理組合の事業年度末○月○○日現在における組合員数は○名及び議決権総数は○となっております。
本日出席の組合員数は本人出席が○名,、委任状(代理人)による出席が○名、議決権行使書による出席が○名の合計○○名です。
本日出席の議決権数は本人出席が○,委任状(代理人)による出席が○、議決権行使書による出席が○の合計○○となっております。

本日は組合員総数及び議決権総数の各4分の3以上で決する特別決議事項がございますが、組合員総数及び議決権総数のいずれも4分の3以上の多数が出席しており規約第45条3項の規定に基づき 本総会は有効に成立しましたことをご報告申し上げます。

( 議題が普通決議事項だけでしたら、過半数で成立しますが、上記のように特別決議事項がある場合には注意を要します。)

(4.議事録署名人選出)
議長

本総会の議事の結果を議事録に記録するため、議事録を確認して頂く方をお二人選ばなければなりません。どなたか議事録署名人になって頂けませんでしょうか。

〜しばらく待って、どなたも名乗り出なかった場合〜

もし、いらっしゃらないようでしたら___号室の____さん、___号室の____さんを指名させて頂きますがよろしいでしょうか。
(注)議事録には議長(理事長)の署名の他に2名の署名人が必要です。

(異議なしの声に、議事録署名人選出者の同意を得て)

議長

議事録署名人も決定されましたので、それでは、早速議案審議に入らせて頂きます。

(議事運営ルールの説明)
議長

それでは議事運営ルールの説明をさせて戴きます。
本総会の議事の運営につきましては、議事の秩序を保つために、議長である私の指示に従っていただきますよう、ご出席の皆様のご理解とご協力をお願い申し上げます。
すべてのご発言は、私の指名により、私の指示する順序に従って下さい。
指名を受けられた区分所有者の方は、部屋番号とお名前をおっしゃった後に、ご発言下さい。
何とぞ議事進行にご協力をお願い致します。

(5.議案審議)
議長

それでは、議案審議に入らせていただきます。
関連のある第一号議案から第二号議案までを一括上程方式で行い、第三号議案と第四号議案を個別上程方式で審議いたします。

第一号議案「平成○○年度事業報告」に関しましてご説明申し上げます。

〜事業報告〜
以上で「平成○○年度事業報告」を終わります。

続きまして第二号議案「平成○○年度収支決算報告」につきましては理事会から説明させていただきます。 会計担当理事の○○さんお願い致します。

(管理者である理事長が説明するのが原則ですが、上のように理事長から他の理事に説明を委任しても良い。以下同じ)

会計理事

会計担当理事の○○です。 議案書記載の収支決算報告書につきまして、説明させていただきます。

〜報告〜

以上で平成○年度収支決算報告を終わります。

議長

ありがとうございました。続きまして監事さんから、監査報告をお願いいたします。

(監査報告)
監事

(総会議案書に添付されている「監査報告書」を読み上げます。)


議長

ありがとうございました。
それでは第一号議案報告事項及び第二号議案承認事項につきまして、質問をお受けいたします。
ご発言の際は、挙手を戴き、部屋番号とお名前をおっしゃっていただいた上で、要点を簡潔にまとめて3分以内でご発言下さい。
ご質問のある方は、挙手をお願いいたします。


〜 以下 質疑応答にはいります。 〜


〜 質問が出尽くしたと思われるタイミングを見計らって 〜

議長

それでは、十分審議を尽くしましたので、これをもって質問を終了し、議案の採決に移らせていただきます。 第一号議案「平成○年度事業報告」及び第二号議案「平成○年度収支決算報告」承認の件を採決いたします。 本議案について承認される方は、挙手をお願いいたします。

(挙手を数えます)

議長

ありがとうございました。事前にご提出頂いた議決権行使書及び委任状による賛成を合わせ、賛成票が過半数に達しましたので、本議案は原案どおり承認可決されました。

(5.議案審議)
議長

続きまして、第三号議案の審議に入らせていただきます。
第三号議案「○○の件」は総会議案書の○ページに提案理由が記載されています。
要点のみ、ご説明させていただきます。

〜提案理由説明〜

議長

〜それでは、第三号議案に関しまして、質問をお受けいたします。
ご質問のある方は、挙手をお願いいたします。


〜 以下 質疑応答にはいります。 〜

組合員

(活発な質疑応答あり)

議長

(議論が出尽くした頃を見計らって)

それでは議論も出尽くしたようですので、賛否を決したいと存じます。
本件は組合員数及び議決権の4分の3以上の多数をもって決するところの特別議決事項にあたりますので、挙手をもって採決致したいと存じます。 第三号議案に賛成の方は、挙手を願います。

(挙手を数えます)

議長

ありがとうございました。
組合員数の賛成票は 出席者○○名、 委任状による出席者○○名、議決権行使書の賛成票○○名、合計○○となります。

続きまして議決権の賛成票は出席者○○ 委任状による出席者○○、議決権行使書の賛成票○○、合計○○となります。
以上の通り第三号議案は組合員数及び議決権の4分の3以上の多数をもって原案通り可決決定致しました。

〜 すべての審議が終了 〜

(閉会のことば)
議長

以上をもちまして、本日の会議の目的事項はすべて終了いたしましたので、本総会はこれをもちまして閉会と致します。

ありがとうございました。

2.採決のしかた

(採決を拍手で行う場合の例)
議長

第○号議案について、質問等ございませんか。
      (一寸間を置いて)
ご質問等も無いようでございますので、恐れ入りますが拍手をもってご賛成を賜りたいと存じます。

組合員

   (異議無し、拍手がある)

議長

有難うございました。では第○号議案は全員異議がないものと認め、原案通り可決、承認されました。(又は 成立しました。)


採決には拍手,挙手、起立、投票の方法があります。

拍手による採決は時として「しゃんしゃん総会」と揶揄されるように、手抜きでいいかげんなように見えますが、 実際にはそんなことはありません。
合理的な理由(事前集計で規定数に達しているか・或いは規定数以上の同意を得ている事が誰の目にも明らかである場合の会議時間の合理的短縮)があります。

参加者が100名を超えるような大規模集会で、委任状や議決権行使書の賛否と会場内出席者の賛否を同時にどうやって集計するかを想像してみてください。
管理組合の採決は参加者の数だけではなく、参加者各人の所有する室数に基づく議決権数をも同時に集計する二重多数決方式であることを考えれば、 気合と根性で乗り切るといった問題ではなく、事前の相当の準備なしに行うのは現実には無理だということが理解できるはずです。

総会参加者が数千人にのぼる上場企業の株主総会の議決権は参加者の人数ではなく、参加者が所有する単元株式数が議決権ですから、これも 会場内で挙手した人の株式数(議決権)を数えることなどできるはずがありません。 総会参加者が数千人にのぼる上場企業の株主総会の採決は拍手で行われます。

そのためには、総会開催前に議決に必要な定数を満たす委任状や議決権行使書を集めるといった 事前の準備が必要になります。(企業の場合は専門の代行会社がこの業務を代行しています。)

普通決議では過半数の賛成で可決ですから、アバウトに過半数以上とわかれば拍手の採決でまだいいのですが、 組合員数及び議決権の4分の3以上の多数をもって決する特別決議の場合は賛否の数を議事録に記録するため、挙手以上の方法による必要があります。
更に、建替え決議の場合には、各区分所有者ごとに賛否を記載し、総会後、決議に基づく売渡請求権者とその相手方を明確にする手続きがありますから、もっと大変です 。

そのために、特別決議のある場合は、総会案内状に下記の文言を入れておきます。

「ご出席になれない方は添付の「議決権行使書」又は下記の「委任状」 を管理室郵便受けに投函下さい。」に続けて下記をつけ加えます。
「ご出席なさる方も、添付の「議決権行使書」はご提出下さいますよう、お願いいたします。 尚、ご出席された場合には、総会議場での意思表示を優先させていただきます。」

ところが、実際には「出席するのに、何で議決権行使書を事前に出す必要があるんだ?」と、提出しない方がいます。
このときは、大規模修繕工事実施の可否が議題の特別決議でしたから、総会では採決の前にこう宣言しました。
「事前に提出された委任状及び議決権行使書では、特別決議の規定数である4分の3に達していません。 従いまして、本日の総会出席者のうち、2名以上の反対者がいらした場合には、大規模修繕は実施できません。」

事前のアンケートや説明会など準備に準備を重ねた大規模修繕工事計画でしたが、実施できないかも知れないと覚悟を決めた上での採決でした。
採決では一人の反対者もなく全員一致の賛同を得ることができて、無事、工事の契約に入ることができました。

総会の準備はいつも大変です。

3. 組合員の請求により開催される総会

−−組合総数及び議決権数の5分の1以上の組合員の請求により開催される総会の場合−−

招集提案者の一人が司会者となり、参加者が集会の定足数に達したので、本総会は規約に従い適法に成立したことを報告し、 議長の選出に移ります。議長が選出されたら、司会者は降壇し議長と交代します。


司会者   それでは管理規約第42条3項の定めにより本総会の招集をご提案された組合員の中から過半数の賛成を得て本総会の議長を選出することになりますが、議長候補者をどのように選出致しましょうか

組合員   (司会者一任の発言)

司会者   司会者一任の発言がありましたが、よろしゅうございますか。
      (又は、司会者にご一任預けますかでもよい)
組合員  (異議無しの発言)

司会者   それでは本総会の招集提案者の中から○○さんに議長をお願いしたいと存じますが、賛成の方は挙手願います。
      ただいまの選挙結果、過半数の賛成となりましたので、本総会の議長として○○さんが選任されました。


(○○議長席に)
議長   ご指名頂きましたので本総会の議長を務めさせて頂きます。
     何とぞ議事進行にご協力をお願い致します。

4. 議事妨害対策

なかには、組合運営に対して批判的な組合員が執拗に議事を妨害したり、重箱の隅をつつく意見などで、総会が荒れることがあります。
総会で紛糾する以前の問題として、そこに至った組合側の対応に問題がなかったかどうか反省し、謙虚に相手と話し合うことが必要です。
役員改選が今迄の組合運営を見直し、解決に導く機会になるときもあります。

逆に客観的に許されない議事妨害が続く場合には、火中の栗は拾いたくないのは誰でも同じで、役員のなり手がいなくなり、円滑な改選の障害になるときもあります。合理的理由のない議事妨害を許しますと、毎年繰り返され、総会参加者が減っていくなど、影響が大きいのです。

すべての質問に対し、管理者は誠実に答える義務がありますが、他人の意見を聞かず自己の意見に固執する者、議事を混乱させる目的の質問や意見には、毅然として対応しなければなりません。
議長には議事整理権という大きな権限があります。

「質問」には誠実に答えなければなりませんが、「意見」には原則として答える義務がありません。
(例)只今のはご意見として拝聴させて戴きます。他にご質問がなければ次の議案に移ります。

また、調べなければわからないような些末なことをすべて、その場で答える必要もありません。
必要があればあとで報告するというような回答でもいいのです。

役員を質問攻めにし、立ち往生させる目的で、このような些末な質問を連続して提出される事を防ぐためにも、議案書の事前配布の際に、予め期限付きで質問書の提出をお願いしておく事も有効な方法です。
その為にも、議案書の事前配布はできれば2週間以上の充分な日程を組んでください。
相手に充分な反論の機会を提供してこそ、民主的ルールを無視した者には厳しく対応できるのです。
(備えあれば憂いなし)

弱い立場の人や、全体の利益の代弁者として自信をもって対応してください。


下記は、そんな荒れることが予想される総会の場合に、参考にしてください。

(議事運営ルールの説明)
それでは議事運営ルールの説明をさせて戴きます。
本総会の議事の運営につきましては、議事の秩序を保つために、議長である私の指示に従っていただきますよう、ご出席の皆様のご理解とご協力をお願い申し上げます。
すべてのご発言は、私の指名により、私の指示する順序に従って下さい。
指名を受けられた区分所有者の方は、部屋番号とお名前をおっしゃった後に、ご発言下さい。
発言や行動で議事を妨害したり、秩序を乱した場合には議長の議事整理権により退場して戴く場合がございます。あらかじめご注意申し上げます。

(レコーダーでの録音を禁止することが必要な場合もあります)

さっそくですが、○○○号室の○○○氏にご注意申し上げます。あなたがこれみよがしに置いている机上のレコーダーは他の発言者に心理的圧迫を与え、発言をためらわせる可能性がありますので、議事の妨げになります。
机上から除いて下さい。

すべての議事終了後に、決定事項を読上げますので、異議ある方は、その際に申し出下さい。
(なにかいったら) 発言は許可しません。すみやかに机上から除いて下さい。

(議案審議)
それでは、議案審議に入らせていただきます。

(議事妨害を排除する具体的な指示)
発言を中止して下さい。
これ以上不規則な発言を繰り返しますと、退場して戴く事になります。
(注)議長の退場命令に従わないものは、刑法の不退去罪が適用されます。(株主総会での総会屋対策では事前に警察官の立会いを依頼する場合もあります。管理組合でも暴力団がらみの場合は事前に警察に相談することもできます(暴力団新法)。
但し一般の場合には難しいということは承知しておいてください。

○○号室の○○○氏はかねてより、組合運営に不満を持ち所有者の合議体である組合総会において、かずかずの議事妨害を行ってきた事、および自己の義務を果たさず決議事項を守らないなど、全体の利益を損なう行為を繰り返してきました。
かかる者を他の善意の区分所有者と同一にみなす事はできません。
よって議事の正常な運営を行うため、議長職権により、発言を制限します。


(あとがき)

ずいぶん強硬な議事進行ですが、これが許されるのは目に余る議事妨害が多くの参加者にとっても不快を与え、全体の利益を損なう場合であることなど、客観的かつ総合的な判断のもとに行動してください。

議長には議事進行上、大きな権限があります。自信をもって進行してください。
但し、議事妨害ではなく、疑問点を追求する質問には冷静に、誠心誠意、堂々と回答してください。
管理者や理事会の不正を糾す質問や意見を排除するための手段はありません。

制限のない、自由に意見が言い合える和やかな議事進行こそ、理想であり、その理想を達成するための手段として、悪質な議事妨害は排除するのだという本質は、わきまえてください。

5. 参加者からの提案はどう扱うか?

議案にない事項が参加者から提案の形で上程されたら、判断に迷うところです。

実際に出席している方だけで議決に必要な定足数を満たしているなら、問題なく議決できます。
出席者が少なく、多くが委任、または議決権行使書による行使である場合には、議案にない事項は原則として決議できません。出席していない方の権利を守るためです。
その旨説明して、重要な事項であれば改めて臨時総会を開催すべきですし、単に居住者に生活上の注意を促すといった内容であれば、軽微な事項として決議に盛り込んでも構わないでしょう。
基本は、議案にない事項は決議できないということを原則に、硬直的にならず、かといって無節操・無原則でもない範囲かどうかの判断が重要です。
判断に迷うようなら慎重に、臨時総会または次回総会への継続審議、または規約で理事会決議要件とされている場合なら、追って理事会で審議し、結果を報告するとすべきです。


6.大規模修繕を前にした総会の注意

大規模修繕の予算を説明する総会では、業者決定前に予算を説明しますと、業者にその内容が漏れて、結果的に、その予算に合わせられてしまい、組合が不利益を蒙ることになりがちです。
このようなときには、概要のみ説明し、大規模修繕を行うかどうかだけを「方針決済」として決議します。

各業者からの見積を検討して業者を決定するときに、あらためて臨時総会を開催して、金額、工期、業者等を正式に決議します。
決定前に数字を出してしまいますと、数字が一人歩きをしてしまう危険があります。
管理組合には「特定秘密防止法」は適用されないのです。あしからず!


長いシナリオにおつきあい戴き、おつかれさまでした。

ここらでコーヒータイムにしましょう!

編集注記

(1) この「総会進行シナリオ」は平成12年(2000)8.21.17:33:13 ある掲示板で回答したものに追記して本ホームページに平成15年(2003).3.15 再掲したものです。 (作者は同一人です)。多くの方から参考になったと好評を頂き、また、その後、他の管理団体でも同様のシナリオが作られるきっかけになりました。

(2) DSM-W(*注)の分類による人格障害者は人口あたり、ある比率で存在していますが、それらの妄想性人格障害者や私利私欲のエゴイスト、倫理観が欠如したコンプライアンスの低い人たちへの対処法が本文の(議事妨害対策)です。
専門の精神科医でさえも、「当たらず触らずが一番だ。但し、その周囲は死屍累々だが・・」といいます。

死屍累々にならずに、合法的、かつ合理的に管理組合を運営していくには 公益の信念に基く毅然とした態度が必要だということを本文で述べています。

(*注) DSM−とは、米国精神医学会(APA)の『精神障害の診断・統計マニュアル』(Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders)の第4版で世界的に広く用いられるようになった診断基準のことです。 (その後、2013年、DSM−X(第5版)に改訂されています。)
従来、我が国の精神医学界は徒弟制度に例えられた閉鎖的な世界との批判もありましたが、ここ10年くらいの間に急速に変わり始めているようです。

(3) 笑い話ですが、平成18年3月、このページに対して唯一、クレームをつけてきたのが、やはりマンション管理の専門家と称する、「妄想性人格障害者」でした。同一人であることがバレバレなのに、 その都度、名前を変えて、事務局にクレームの電話をかけてきて、支離滅裂な論理を展開。 本人には住所、氏名を記した責任ある文書で出すようにと伝えました。匿名性が高い電子掲示板、特にマンション管理の掲示板で、自らマンション管理の専門家と思い込んでいる「妄想性人格障害」の人たちが2〜3年前から急増しています。

平成15年(2003).3.15 初版掲載
(平成18年4月1日 編集注記を追記)(平成30年5月18日 DSM−X改訂を追記)