＿＿＿＿＿＿＿管理組合 第＿期 定期総会 議事録
開催日時：＿＿年＿＿月＿＿日：＿時＿分 開催場所＿＿＿＿＿＿＿＿＿
1. 議事の開始
(a) 総会の召集は管理規約規定の期日内に下記の議案の要領と共に文書で通知された。
1. 開会手続 (Opening procedures)
2.
3.
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13. 閉会宣言 (Closing of meeting)
決定事項 (Decision:)
本定期総会は、適法に招集された。(事情ある場合はその旨記載)
(b) 代理人委任状の確認
代理人として有効と認められた数 ：＿＿＿＿
正当な理由に基づき却下された数 ：＿＿＿＿
(c) 現在の明文化された議決権数と出席者数 (Attendance and stipulation of number of votes present)
添付書類：定期総会に出席した区分所有者の名簿（この名簿は議事録に添付されます）
現在の区分所有者の数 ：＿＿＿＿
有効な出席代理人の数 ：＿＿＿＿
出席議決権数 ：＿＿＿＿
管理組合の議決権数の総数：＿＿＿＿
決定事項 (Decision:)
・ 定期総会は議決に必要な定足数を満たし有効に成立した。
・ 過半数の賛成で決定される普通決議に必要な議決権数 ： .
・ ３／４以上の賛成で決定される特別決議に必要な議決権数： .
2. 議長の選出 (ELECTION OF CHAIRMAN)
. .(氏名)は、定期総会の議長に選出された。
3. 投票集計人の選出 (ELECTION OF TWO UNIT OWNERS AS TELLERS)
. .(氏名)と . .(氏名)が選出された。
4. 議事録に署名する書記の選出
(ELECTION OF SECRETARY TO TAKE THE MINUTES AND TWO UNIT OWNERS TO SIGN THE MINUTES)
. .(氏名)は議事録を作成する書記として選出された。
. .(氏名)と . .(氏名)は議事録署名人として選出された。
5. 前年度の事業報告と質疑応答
(PRESENTATION AND DISCUSSION OF THE REPORT ON LAST YEAR’S ACTIVITIES)
(議事録は質疑応答を要点のみ簡潔に記載する。)
(The minutes should include major points from the discussion.）
6. 前年度の会計報告・監査報告と質疑応答
(PRESENTATION AND DISCUSSION OF LAST YEAR'S FINANCIAL REPORT, INCLUDING THE AUDITOR'S REPORT )
（議事録は質疑応答を要点のみ簡潔に記載する。監査報告は報告書を読み上げた事を記載する。)
(The minutes should include major points from the discussion and state that the Auditor's Report was read out in the meeting.)
7. 前年度の報告に対する承認決議
(DECISIONS ON LAST YEAR’S FINANCIAL REPORT AND MANAGEMENT PERFORMANCE)
a: 前年度会計の承認
決定事項
前年度の会計報告に関して、下記の意見と共に承認された。（又は反対意見の場合も付記）
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b: 前年度事業の承認
決定事項
前年度の事業報告に関して、下記の意見と共に承認された。（又は反対意見の場合も付記）
. ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
. ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
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8. 次年度事業計画及び予算の説明
(PRESENTATIONOF THE PROPOSEDANNUAL ACTIVITY PLAN INCLUDING BUDGET)
（議事録は質疑応答を要点のみ簡潔に記載する。)
9. 予算に対する質疑応答
(DISCUSSION AND RESOLUTIONS ON PROPOSALS WITH BUDGETARY CONSEQUENCES)
(議事録は質疑応答を要点のみ簡潔に記載する。)
10. 次年度事業計画の決定 (DECISIONS ON THE ANNUAL ACTIVITY PLAN)
a: 実行予算 (Budget out goings)
決定事項
次年度の事業報告に関して、下記の意見と共に承認された。（又は反対意見の場合も付記）
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b: 月額管理費の水準 (Level of monthly payment)
決定事項
20..年度の月額管理費は＿＿＿＿＿とすることで承認された。
11. その他の業務 (ANY OTHER BUSINESS)
（この項目は、次年度事業計画に含まれない事業を含むすべての問題についての質疑応答と、
決定事項を記載する。）
12. 選挙: (ELECTIONS:)
区分所有者委員会 (Owners' Council)
選挙委員会から区分所有者委員会への追加候補者の提案説明がなされた。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
選挙結果、下記のように決定した。
議長 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
委員 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
委員 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
委員 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
委員 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
委員 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
選挙委員会委員候補者は下記である。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
選挙結果、下記のように決定した。
議長 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
委員 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
委員 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（氏名）
13. 総会閉会宣言 (CLOSING OF MEETING)
下記の意見と提案をもって総会は閉会とした。
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. ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
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閉会時刻 ＿＿＿＿＿＿
定期総会議長 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
出席区分所有者 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
出席区分所有者 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
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