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コロナの影響、働き方改革と総会延期と住宅行政

 概説

管理組合の年一回の定期総会は毎年4月をピークとして3月から5月に集中する傾向がありますが、 今年、2020年は新型コロナウイルスにより、定期総会を延期する組合が増えました。

本頁ではコロナがひき起こした管理組合の問題点を下記の視点からお伝えしています。

  [コロナによる影響]
    1.管理会社における働き方改革とコロナの影響
    2.コロナ緊急事態宣言で定期総会を延期した管理組合
  [コロナ非常事態宣言における住宅行政の対応]
    3.法務省が総会延期についての法解釈を示した日本
    4.法律を改正し、総会延期についての規則を定めたカナダ

1.管理会社における働き方改革とコロナの影響

(1)労働力調査 (上のグラフ)

上のグラフは残業制限の法規制が強化される前の2018年と施行後の2019年を比較したグラフです。 2020年は、新型コロナウイルスの影響で大きく落ち込むことは予測できます。

働き方改革による残業規制

 2019年4月以降、働き方改革関連法によって大企業従業員の時間外労働時間を年720時間以内(2〜6カ月平均で月80時間以内)とし、 月100時間を超えてはいけない、違反すると30万円以下の罰金か6カ月以上の懲役が課せられる事となりました。 (この規則は2020年4月から中小企業にも適用)。

しかし、2019年4月以降も月80時間超の残業をしている人が推計で約300万人に上っています。(総務省労働力調査)

労働基準法が定めた法定労働時間は1日8時間、80時間の上限残業時間含めておよそ240時間が1カ月の上限になります。

ところが総務省の調査では2019年4月〜11月に月241時間以上働いた雇用者(役員を除く)は月平均で約295万人もいました。 18年度平均の319万人よりは減りましたが、それでも雇用者全体の5%(このうち4割は従業員100人以上の大企業)でした。

労働時間に制限を設けると部下に残業を頼めない中間管理職に業務が集中します。 労務管理の徹底でサービス残業があぶり出され、 部下の仕事量が減ったしわ寄せで管理職の残業が高止まりしていることを示しています。

このグラフは社会の経済活動が全業種平均で3月、7月、10月にピークがあることを示しています。 一方で、管理組合は社会の経済活動の季節変動とは無縁で、 一番忙しいのは事業年度末の会計報告書の作成、そして総会準備です。

その総会開催期限日は各管理組合の規約で定められています。

 管理会社フロントの特殊な業務事情

働き方改革による残業制限は、管理会社のフロントの業務を難しくしています。

管理組合の理事会は日中は仕事をもっている理事の都合で、休日や平日の夜7時以降に設定するのが普通です。 管理会社で一人のフロントが担当している組合数は最低でも10組合以上に上り、 管理組合の理事会出席だけで月80時間の残業制限は簡単に超えてしまうので、 振替代休日を設けて平日に休ませるなど各社は対応に追われています。

フロント業務は勤務体系が不規則、不正防止の社内規則が細かく煩雑、 仕事の成果、人事評価は担当する顧客次第で正当に評価されないなど、 若者には不人気で、新規に社員を採用してもすぐに辞めていく。
社員教育研修、部下のメールの検閲、業務セキュリティのチェック、 顧客管理組合のトラブル対応など、管理職の仕事は増える一方です。

管理会社が管理組合からの受託を断るケースも増えてきました。
理由の1番目は管理委託費の値下げ、 2番目が契約を無視した管理組合からの過度の要求です。
受託戸数や売上高を上げるより利益率を重視し、優良顧客を選別して経営資源を集中する。

 コロナの影響で6月以降に理事会が集中

政府の新型コロナウイルス感染症緊急事態宣言が4/5に発令され、5/25に解除されました。 この間、出社率を設定、フロントは週1〜2日勤務とし、清掃員や管理員も勤務日や勤務時間を短縮するなどの対策 を行ってきました。
管理組合理事会も同様で、この間の理事会活動は休止状態になっています。

そのあおりを受けて、緊急事態宣言解除後の6月から理事会を再開する組合が一斉に増え、 幾つもの管理組合を担当しているフロントは、スケジュール調整に追われました。

2.コロナ緊急事態宣言で定期総会を延期した管理組合

(2)マンションNPOのHp閲覧数の月別変動 (下のグラフ)

 冒頭の図の下のグラフはマンションNPOの一日当たりのHp閲覧数の2017年から4年間の月別変動グラフです。 2月から立ち上がり、4月をピークとして、7月にかけて減っていくパターンは、毎年同じ傾向を示しています。

マンションNPOのHp閲覧数の月別変動は管理組合総会の開催月に関係しています。
(正確には、直接的に反映しているとはいえず、あくまでひとつの参考データにすぎませんが。)

マンションNPOのHpの存在理由のひとつが総会シナリオ、会計、議案のチェックなど、 管理組合総会の実務に関する記事が充実していることです。 総会開催を控えて参考にする人が多いので閲覧数が増えてきます。 マンションNPOが2002年にHpを開設して18年になりますが、このパターンは永年変わることはありませんでした。

ところが、2020年、そのパターンが初めて崩れてきます。
グラフの青で示した2020年のグラフでは、 本来ピークになる4月が落ち込むという、例年にない傾向がでてきました。いうまでもなく、新型コロナの影響です。

その見方を裏付けるように、例年落ち込んでいく5月から7月にかけては上昇しています。 管理組合総会は延期することができても中止はできないので、延期した分が後ろにずれ込んでいくだけです。

定期総会の開催は区分所有法と規約の両方で定められた法定事項ですから、勝手に延期することはできません。 延期を可能にするには法的根拠が必要です。その対応を巡って、日本と外国の例をご紹介しておきます。

3.住宅行政の対応
  法務省が総会延期についての法解釈を示した日本

下記は法務省のHp画面です。(http://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00024.html)

トップページ > 法務省の概要 > 組織案内 > 内部部局 > 民事局  >
マンションの管理組合等における集会の開催について

「マンションの管理組合等における集会の開催について」

 「新型コロナウイルス感染症の影響により、 管理者が選任された管理組合又は管理組合法人において、 前年の開催から1年以内に建物の区分所有等に関する法律(以下「区分所有法」といいま す。) 上の集会の開催をすることができなくなった場合について、以下のとおりお知らせします。

 区分所有法においては、管理者又は理事が、少なくとも毎年1回集会を招集しなければならないとされ、 集会において毎年1回一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされていますが (区分所有法第34条第2項,第43条,第47条第12項,第66条)、 前年の開催から1年以内に必ず集会の招集をし、 集会においてその事務に関する報告をすることが求められているわけではありません。

したがって、今般の新型コロナウイルス感染症に関連し、 前年の集会の開催から1年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には、 その状況が解消された後、本年中に集会を招集し、集会において必要な報告をすれば足りるものと考えられます。

 なお、下記の公益財団法人マンション管理センターのホームページにおいて、 「新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関するQ&A」及び「新型コロナウイルス感染拡大におけるIT を活用した総会・理事会の開催に関するQ&A」が掲載されていますので、 マンションの管理組合等における集会の開催については、こちらもご参照ください。」

(法務省Hp 2020年(令和2年)6月8日掲載) -完-


(マンションNPO解説)

 管理組合の運営に関する手続の進行は原則として当事者に任されています。(当事者主義)
規約による自治は、市民法秩序と直接関係を有しない問題に限り、 組合内部の自立的判断及び規範(管理規約)に任せられ、司法審査の対象とならず、 法律上の争訴性は否定されます。法務省が市民法秩序の解釈を示したところで問題が解決されるわけではない。

 実際には管理組合の自治規範である管理規約で、 「定期総会は事業年度終了後2ヶ月(又は3ヶ月)以内に開催するものとする。」と定められており、 この法務省の区分所有法の解釈だけで延期できるわけではありません。
しかも緊急事態宣言が終了してから2週間近く経ってからの公開など対応が遅すぎる。

法務省のHpで紹介されている公益財団法人マンション管理センターでは、 「非常事態だから」として区分所有者の理解を得るよう、説明しています。


4.住宅行政の対応
  法律を改正し、総会延期についての規則を定めたカナダ

下記はカナダ・オンタリオ州コンドミニアム庁(CAO)のHp画面です。
(https://www.condoauthorityontario.ca/)

 


COVID-19に対応した制度改革をするためのオンタリオ州法2020改正の概要

2020年5月12日 オンタリオ州政府は、COVID-19パンデミックが更に長引いてもコンドミニアムコミュニティが円滑に活動できるよう支援するため、 コンドミニアム法1998(以下「法」)に関連する幾つかの臨時改正法案(法案番号190)を制定した。

臨時改正内容は事実上、オンタリオ全州で非常事態宣言が発令された2020年3月17日まで遡及して適用されます。 法第6章の修正を通して、事実上、非常事態宣言期間及び非常事態宣言終了後の120日の経過期間における施策の延長を意図したものです。 州政府はまた、法に関連する施行令によって一定の期間を過渡期として特別の施策を行う期間を延長することも可能としました。

臨時改正法による法定期限の変更を含む概要は下記の通りです。

 定期総会の開催期限

管理組合の定期総会の開催期限は下記の条件に該当する場合は法定期日を延長することができる。
 1.定期総会の規定開催日が非常事態宣言期間中に到来する場合は、
   非常事態宣言終了後90日を限度として開催日を延長することができる。
 2.定期総会の規定開催日が非常事態宣言終了後30日までに到来する場合は、
   非常事態宣言終了後120日を限度として開催日を延長することができる。

もしも、定期総会の規定開催日が非常事態宣言終了後30日以上になる場合は、 法定の規定期日内に総会を開催しなければならない。 すべてにわたって注意すべきことは、総会開催案内、財務報告書他の法定書類は、規定通りに準備し、 区分所有者に送達しなければならない。

 区分所有者の総会参加と投票における「電子的又は電話回線による手段」の意味

管理組合は総会において下記の電子的又は電話回線を用いた手段により議決権行使を行うことができる。 また、それらの手段により、区分所有者及び抵当権者は、総会に参加し、議決権定足数にカウントされたものとみなす。
・オンラインビデオ会議により個人が集会に参加できる方式、又は
・集会の議案ごとに個人の意思が表明されている議決権行使書又は書式が定められた代理人委任状の提出

区分所有者及び抵当権者が電子投票又は電話回線を用いた手段により投票を行うことは、 管理規約の規定を要しない。

法における「電子的、又は電話回線を用いた手段」の定義は、 電子的、又は電話回線を用いた手段により電話での通話、FAX、Eメール、自動タッチフォンシステム、 コンピュータ、又はコンピュータネットワークを利用した情報やデータの処理全般を指す。

 実施にあたっての注意事項並びに総会の資料

管理組合は電子的手段により総会に必要な資料を提供することが出来るが、それらは、 区分所有者及び抵当権者がそれらの手段により資料の提供を受け入れることに同意した場合に限られる。

総会開催前に参加者に配布しておかなければならない資料(例えば総会に関する注意点や取り決めなど) は電子的手段で提供することが出来る。

法が規定している各種法定文書は状況に応じて適宜、様式を変換することができる。

法54条は「電子的手段」について、FaxやEメール、コンピュータ、 又はコンピュータネットワークなど多様な電子的又は最新の科学技術を用いた情報やデータの処理全般を指すものに修正された。

 「電子的、又は電話回線を用いた手段」による総会開催日の変更

もしも非常事態宣言中に、近日に総会開催する旨の案内を管理組合が区分所有者あてにすでに発行していた場合は、 管理組合はその開催日の延期を「電子的、又は電話回線を用いた手段」により通知することができる。

この場合は、開催案内の改訂更新を区分所有者に送付することを要しない。 しかしながら、管理組合はそれらの案内文書が効力を失したことを適切な時期に適切な方法で区分所有者に通知しなければならない。

 理事会

理事に対する理事会開催通知は、例え管理規約に特に規定がない場合であっても、 電子的手段で行うことができる。

理事会は理事全員の同意がなくても、電子的、又は電話回線を用いた手段により行うことができる。

コンドミニアム施行令48/01の11条、12条は、理事会開催ができる電子的手段による会議について定めている。

本件に関するコンドミニアム庁(CAO)への質問は下記に連絡下さい。
電話:1-844-xxx-xxx   Eメール:info@????XXXX.ca.

(カナダ・コンドミニアム庁(CAO)の改正法概要に関するHp) −完ー


(マンションNPO:注)
 法令における「総会と理事会に対する規定の違い」は、権利と義務の違いからきています。
総会が区分所有者と抵当権所有者の組合運営に参加する「権利」(参加権)と、 建物設備の維持保全に関する所有者の「義務」(維持保全義務)の両面から規定しているのに対し、 その維持保全義務を実際に履行し、委任契約に伴う管理と維持の受託責任を果たすことを求められる理事会に理事が出席するのは権利ではなく、義務であるという理由からです。


参考   カナダ・オンタリオ州のコンドミニアム法令体系

(2020年9月1日初版掲載 随時更新)