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緊急事態宣言に対する管理組合の対応

まえがき

2019年中国武漢で発生した新型コロナウイルスは、全世界に感染拡大してパンデミックを引き起こし、 変異を繰返しながら、季節性・地域性の別なく、年間を通して、身近で日常的な全世界共通の脅威となってきました。

日本政府は安倍政権下の2020年(令和2年)4月5日〜5月25日の緊急事態宣言に続き、 2021年(令和3年)1月8日〜2月7日の2回目の緊急事態宣言を2021年1月7日に発令しました。

安倍政権下同様、菅政権下でも、首相官邸・内閣官房・国公立病院を管轄する厚労省、 大学病院を管轄する文科省、経済政策担当省の国交省などの機に乗じたGoTo補助金政策などが入り乱れて縦割り行政が迷走を続け、 地元自治体の知事と国の方針の間でも意思疎通が十分ではなく、国家の危機に対応できないまま、 入院先や宿泊療養先がみつからない自宅療養と調整中の感染者は爆発的に拡大し、医療崩壊に向かいつつあります。

 

新型コロナウイルス感染者データは、厚生労働省のHPにて毎日更新されています。

厚生労働省 発生状況(国内・諸外国・参考資料)



1.令和3年緊急事態再宣言の概要

菅義偉首相は新型コロナウイルス感染症拡大を受け、 「新型インフルエンザ対策特別措置法(平成24年法律第31号)」第32条第1項に基づき、 令和3年1月7日 緊急事態宣言を発令した。
対象:東京都・神奈川・埼玉・千葉の1都3県(発表から5日後、更に7府県を追加した。) 
   大阪府や愛知県の緊急事態宣言要請には現時点で出す状況にはないとしたが、
   1月13日菅首相は7府県の追加を発表した。(栃木、愛知、岐阜、京都、大阪、兵庫、福岡)
期間:令和3年1月8日〜2月7日
宣言を受けて1都3県の知事は午後8時以降の「住民の外出と飲食店の営業」自粛を求めた。

具体的な施策
(1) 酒類提供飲食店は午後8時までの時短要請
   都は8日から飲食店全般に要請したが、3県は飲食店全般に拡大するのは12日から
   宅配、テークアウトは1都3県とも対象外
   2020年の飲食店の倒産(自主廃業は含まない)は780件で過去最高を更新
(2) 要請に応じた店に1店舗あたり協力金6万円、1ヶ月で最大186万円支給
(3) イベントは5,000人、又は 施設定員の50%が上限
   劇場や映画館、1000平方メートル超の店舗には時短要請
(4) テレワークで出勤7割削減目指す・午後8時以降は外出自粛要請
(5) 教育機関・学校には一斉休校要請はしない。部活動は一部制限
   1月16〜17日大学入学共通テスト第1日程・30〜31日第2日程は予定通り実施
(6) 保育所・学童:原則として開所
(7) 「ステージ4」を脱却すれば特措法第32条第5項に基づき緊急事態宣言解除

2.管理会社の対応

 1.緊急事態宣言対策

(1) 出社率を15%以下に設定、原則 在宅勤務とする。
   昨年2020年(令和2年4月5日〜5月25日)の緊急事態宣言時には、大半の管理会社は
   この方式を採用し、顧客管理組合に協力を依頼、理事会や総会を延期した。
   出勤が不可欠な職場では交代勤務を推進する。
   管理員や清掃員も退勤を1〜2時間早めて勤務時間を短縮した管理会社もある。
(2) テレワーク体制を整え、事務職従業員を原則出社禁止とする。
(3) 1都3県を対象とする出張や移動を禁止とする。    など

 2.管理委託契約書の改定

 管理会社の管理業務の明確化・リスク回避の観点から管理委託契約書を改定
  (ア) 管理業務に含まれないものを明記・・専有部分に係る漏水、騒音等の問題の処理
  (イ) 管理委託費に含まれないものを明記・・地震、大雨、台風、降雪等の自然災害又は
     疾病に対する予防保全及び事後対応に伴う費用      
  (ウ) 緊急時の業務範囲の拡大
     一 地震、台風、突風、集中豪雨、落雷、雪、噴火、ひょう、あられ等
     二 火災、漏水、破裂、爆発、物の飛来又は落下又は衝突、犯罪等
     三 電気、ガス、水道などライフラインに係る事故や消防設備の不具合等
     四 嘔吐物等による著しい汚損等  (注: 下記コラム(3) を参照)
  (エ) 管理員清掃業務の勤務が困難な場合の定額管理委託費の減額条件を明記
     次の各号に掲げるときは、乙(注:管理会社)の判断により休日とすることができる。
     一 地震、台風等の自然災害及び疾病に伴う公共交通機関の運休その他やむを
       得ない事情により、業務を行うことが困難な場合やそれらのおそれがある場合、
       乙の判断で休日にしたとき。この場合、乙は甲への代勤管理員の派遣及び
       当日分の定額管理費の減額は行わない。
     二 忌引又は管理員の急な病気や怪我等の理由に伴う不測の事態により業務
       の遂行が不可能になったとき。この場合、乙は甲への代勤管理員の派遣を
       可能な限り実施するものとし、万が一、代勤管理員の派遣が困難な場合は、
       当日分の定額管理費の取扱いについては別途協議するものとする。

3.管理組合の環境衛生

1.リスクを評価する
 接触感染と飛沫感染のそれぞれについて、管理スタッフ、居住者、 配達員などの外部訪問者の動線や接触を考慮したリスク評価を行い、そのリスクに応じた対策を検討します。

接触感染対策としては、他者と共有する物品やドアノブなど手が触れる場所と頻度を特定し、 高頻度接触部位(管理室フロントデスク、エントランスのテーブル、ソファの背もたれ、ドアノブ、電気のスイッチ、 タッチパネル、廊下、エレベータの手すり)を管理スタッフがこまめに清拭消毒をします。

飛沫感染対策としては、管理スタッフ、居住者にはマスク着用を周知徹底し、換気の状況を考慮しつつ、 人と人との距離がどの程度保てるかを評価します。


2.留意すべき基本原則
・入口に手指の消毒設備を設置する。
・マスクの着用を周知する。
・施設内の定期的な消毒。
・管理員・清掃員などの管理スタッフの毎日の体温測定、健康チェックを実施する。
・管理スタッフ、居住者同士の接触をできるだけ避け、対人距離を1m以上確保する。
・感染防止のため、消防訓練や植栽活動など、人が密集するコミュニティ活動は思い切って中止し、 法定義務のある消防訓練などは、各人に点検チェックリストを配布して自己点検してもらうなど、 密にならない方法で実施している管理組合もあります。
・人と人が体面する場所は、距離を保つか、或いはアクリル板・透明ビニールカーテンなどで飛沫感染を防止する。



(1) 人の気持に寄り添って

・居住者がごみ出しなどでうっかりしてマスク着用を忘れて部屋を出てしまう事があります。
また、マスクなどに過敏に反応して呼吸が困難になる人などマスク着用が困難な人もいます。
ソーシャルデイスタンスを保ち、職員がしっかりとマスクをして対応することが重要です。

・感染予防のために今まで自由にできていたことができなくなり、我慢することも増えてきました。 「あれもダメ・これもダメ」といった行動を制限する日々が続くと、居住者もストレスがたまり、 精神不安の原因となる可能性もあります。
(これが行き過ぎて他者への攻撃に転じたのが「自粛警察」です。やらせてはいけない。)

相談を受けたときには、何もかも我慢しなくてはならないのではないことを説明し、 「対策、工夫をすることによって可能なこと」を、具体的に提案したり一緒に考えたりすることを(難しいですが)お勧めします。 本頁の「総会のコロナ対策」の事例を参考にしてください。

(2) 消毒の具体的な方法

ドアノブ・とって・てすり等を消毒を行う場合は手袋を着用し、消毒用エタノールで清拭します。 または次亜塩素酸ナトリウム液等で清拭後、水拭きし、乾燥させます。 なお次亜塩素酸ナトリウム液や消毒用エタノールを含む消毒薬を噴霧することは、 吸引すると有害であり、人体への消毒効果が不確実であることから、噴霧は避けてください。

(3) 個人防護服の着用が必要な場合も
スタンダード・プリコーション(Standard Precaution)・標準予防策とは、

対象者が感染しているかどうかにかかわらず、すべて感染者とみなして予防策をとることを言います。

管理員、清掃員などのスタッフが、汚物処理などの対応を迫られることもあります。 そのようなときは個人防護服の着用が必要です。 対象者が感染しているかどうかにかかわらず、気道分泌液(せきや痰)、体液、血液などが付着したものや嘔吐物などを扱う場合、 または、これらに触れる可能性がある場合は、個人防護服の着用も標準予防策では重要です。

エプロン・ガウン、ゴーグル・フェイスシールド、キャップ等の個人防護服を着脱する前後で手指の消毒を徹底してください。

個人防護服は利用者が一回ごとに交換し、一度着用した個人防護服は破棄して使い捨てしてください。 作業場所の外で、マスク・エプロン・ガウン・グーグル・フェイスシールド、キャップ、手袋の順で着用し、 他の職員に点検してもらって漏れがないか確認します。

(4) 職員の負荷への配慮を行ってください。

感染症対策の作業は、慣れない作業であると共に、いつも以上に注意力を求められる作業です。 職員が大きなストレスを抱えていることに配慮してください。 日常的に管理組合役員と職員との間でコミュニケーションをとるなど、 職員のメンタルヘルスについて注意を払ってください。

(5) 保健所の疫学調査への協力

感染者が施設や建物内から発生すると、保健所が疫学調査を実施し、感染症発生の状況や動向、原因を明らかにします。
感染に係る個人情報以外で保健所が施設に提供をお願いするものには、 施設全体の状況把握(@日時別、Aフロア・部屋別の発生状況)、 施設の平面図(間取り図)、利用者数・職員数の一覧表、 職員が感染者の場合は利用者名簿や出勤名簿等です。
平常時から準備しておくと対策の検討が円滑になります。

※ 2021年1月現在、「濃厚接触者」の明確な定義はありません。 濃厚接触者であるかどうかは、保健所が総合的に判断することです。周囲が混乱しますので個人判断は避けてください。

4.定期総会は延期できても中止はできない

(1) 管理組合の定期総会は延期できたとしても、開かないで済ますことはできません。

区分所有法第34条に定める年一回の定期総会は、 「非常事態だから管理規約に定める期日内には実施できない」 として、区分所有者の合意を得て延期できたとしても、 定期総会自体を開かないで済ますことはできません。

年度内であれば延期しても罰則はありませんが、年度内に定期総会自体を開かなかったことの通報(申立)があった場合、 管理者(理事長)は区分所有法71条4号で20万円以下の過料に処せられます。(43条違反(事務不報告))
詳しくは、「理事の義務違反に対する罰則(区分所有法と適正化法 )」
     「2.区分所有法の罰則規定」  を参照ください。

(2)定期総会は書面決議では代替できない。

区分所有法では総会について、34条から46条にわたって、集会の召集手続き、決議の方法、 効力等について詳細な規定を置いており、決議事項についても、規約の設定・変更、管理者の選・解任、 共用部分・敷地の管理に関する事項など、建物等の管理に関する重要な事項はすべて原則として、 集会の決議によって定めることとしています。

集会で決議すべき事項については、区分所有法第45条1項に定める書面決議によって、 集会を開かないで全員の書面合意によることもできますが、 通常総会をこの書面決議で間に合わせることはできません。(法務省民事局参事官室)

区分所有法第34条2項で定める毎年1回、集会を開く事、及び43条、47条9項で定める、 管理者又は管理組合法人の理事は毎年一回一定の時期に、 その事務に関する報告をしなければならない義務規定は法の強行規定であり、 書面決議では代替できません。

定期総会は書面決議では代替できませんが、 議決権行使書で議決に必要な定足数を満たしていれば数人の理事だけで開催した集会の議決は適法に成立します。

(3)集会決議の電子投票は可能ですが、総会自体をリモート会議で行えるのはまだ少数

区分所有法39条第3項(集会の議事)の規定により、議決権行使書を電磁的方法で行使することができます。 詳しくは、当Hpの 「組合文書の電子化の注意点」
     「(3)区分所有法における電子化規定」  を参照ください。

これもあくまで、定期総会を開催し、そのうちの議決権行使書を電磁的方法で行使することができる規定であって、 総会自体をリモート会議で行う事ができる組合はまだ一般的ではありません。

(4) 法律上の前提事項

(ア)集会に出席、又は議決権行使書や代理人でも、法的効力に差はない。(第39条第2項)
議決権を行使する行為には、 @実際に会場で議案審議に参加する他に A議決権行使書を提出する B代理人委任状を提出し、代理人を立てる方法も含まれます。どの方法であっても法的効力に差はありません。

同族企業の取締役会や株主総会では、「代表取締役が議長となって集会の開会を宣言し、議場に議案を諮(はか)り、 出席者の全員一致により決議した」という議事録をよく読むと、実は、出席者は代表取締役1名のみで、 残りの取締役や株主は全員、議長(代表取締役)へ委任状を出していて誰も出席していなかったということがあります。 株主総会を開かないのは違法ですが、委任状を集めればひとり総会でも適法に成立します。

(イ)決議事項の制限(第37条第1項)
区分所有者が集会に出席するかどうかは、 その議題の重要性又は自分が利害関係を有するかどうかによって判断されるのが普通ですから、 区分所有法37条第1項の規定によりあらかじめ通知した会議の目的たる事項(議案として示された事項)についてのみ、 決議をすることができ、それ以外の事項は不意打ちとなるので決議は認めないという法律上の規定があります。

総会では召集通知に予め記載された議案しか決議できません。

5.総会のコロナ対策 @ 出席者を減らして密を避ける

新型コロナ対策は感染拡大防止の観点から、「3つの密」を避けることが要求されています。
  ・換気が悪い密閉空間
  ・多数が集まる密集空間
  ・間近で会話や発声をする密接場面

そのために、召集通知書に下記の文面を入れておきます。
「会場での対策には限界がありますので、できるだけ総会への出席は控えていただき、議決権行使書の提出をお願いします。」

 (1) 議決権行使書での参加を要請

区分所有法及び規約の定める手続きにより召集された集会において、
区分所有法及び規約の定める方法により決議されたものであれば、
区分所有者の団体(管理組合)の決議として効力を認められます。

(ア)召集手続きにおいて、コロナ対策として密を避けるために、出席を控えていただき、 議決権行使書での参加を促すのは違法ではありません。
(イ)決議の方法においても、議決権行使書での参加は出席者数及び議決権数にカウントされます。

(ウ)出席を控える要請を無視して集会に出る方の出席は拒否できません。 このような方の出席はある程度見込んでおく必要があります。

コロナ対策を口実に参加者の出席を拒否し、議決権行使書の提出を強要するのは、 対話による民主的な集会を否定するものであり、 区分所有者の権利を犯すものだという主張をする区分所有者がいるかもしれません。 このような主張をする方への反論を一例として挙げておきます。

総会では召集通知に記載ある議案のみ決議でき、それ以外は決議できません。(法37条第1項) 民主的な対話による集会といっても、議案を自由討議で新たに上程することはできない以上、 その対話の中身は実は公知の提案議案に対する意見や運営方針の争点が本質的な問題であって、 それをどのように伝えるかという手段や手続きの問題と混同すべきではありません。

組合員には大勢の参加者の前で主張(アピール)する権利があるとしても、 それは意見表明の選択的手段のひとつであって、それらの意見を総会前に募集し、 組合員提案議案、或いは組合員附帯意見として議案書に記載すれば意見表明の目的は達せられます。
選択的公知手段の1つにすぎないものを出席のみが意見表明の民主的手段だと独善的に主張しているに過ぎません。

例え、個々の区分所有者間で意見の相違があったとしても、 議決権行使書で議決に必要な定足数を満たしていれば集会の議決は適法に成立します。

本質的な問題は、議案について、区分所有者と管理組合との間で十分な情報共有が成されているかどうかです。 普段から、時機を得たタイムリーな情報を、透明性をもってオープンに区分所有者に伝える広報を発行していると、 そのことを第三者にも客観的に証明できます。

本件については、次章「6.総会前の情報共有が重要」であらためて、詳しく対応を説明します。

 (2) 総会開催時の出席者への対策

・定期的な換気を行うこと、及び2m以上の距離を確保する等の出席者同士の距離に配慮する。
・出席者にはマスク着用と、入室に際しての手指の消毒の励行を周知する。
・集会場所は事前に清掃を徹底し、テーブルや椅子などの消毒を徹底する。

6.総会のコロナ対策 A 総会前の情報共有が重要

(1)管理者の事務報告義務(第28条・第43条)は最低限の必須義務のみ規定
管理者の事務報告義務は区分所有法第43条に年一回の定期集会における報告義務規定がありますが、 民法645条「(委任契約に伴う)受任者の報告義務」規定の準用を妨げません。(第28条)

すなわち、区分所有者らから請求があればいつでも委任事務処理の状況を報告しなければなりません。 もっとも管理者(理事長)は個々の区分所有者の受任者ではありませんから、 管理者の事務処理の状況の報告を求める集会の召集請求(34条3項)などに基づき召集された集会において 報告すれば足りるというのが法務省民事局の立法趣旨です。

区分所有法は管理者の事務報告に関する最低限の必須義務規定を置いているだけであって、 管理者が自発的に、区分所有者に対して必要な都度、委任事務処理の状況報告をする事についての制限はしていません。

(2) 組合員との情報共有は重要
管理組合の3K
3Kは、きつい、汚い、危険の意味で使われますが、管理組合の3Kとは、 公明、公正、広報のことで、管理組合に要求される「公明」とは、組合員から委任を受けて実行する管理事務に関して、 公平で私心なく業務を遂行し、そのことを組合員に透明性をもって説明責任を果たすという意味です。

「公明」は「広報」という手段を必要とします。 情報共有手段としての広報には、今、起きていることを、相手に迅速に伝える「同時性・即時性」も要求されます。 そのために、理事会が随時発行する「理事会便り」は管理組合内の情報共有手段として重要な役割があります。

7.広報事例

A管理組合の広報事例をご紹介します。


A管理組合の概要
1棟・総戸数120戸・築12年、委託管理・理事定員8名、理事任期2年
半数の4名ずつ毎年入れ替わる輪番制で、理事長も1年ごとに交代する。
1回目の大規模修繕の時期を迎えているが、歴代の理事会は検討の先送りを繰り返してきた。
規約上、定期総会は事業年度11月終了後3ケ月以内翌年2月までに開催しなければならない。
先期2020年の定期総会はコロナ対策を理由に1ケ月延期し、3月28日に実施した。おかげで、
当期の理事会は例年より1ケ月遅れで始まったが、当期総会は規約通り2月に開催する。

これまでA管理組合では広報は発行したことがない。今期初めて発行した。延べ8回

年度末に、これまでの「理事会便り」の各号内容を時系列に並べて事業報告としました。
<これまでの広報の内容>アンケート実施、臨時総会を開催、修繕委員会を発足・・・・



年間に実施してきた修繕工事を時系列で示しています。


事業報告に次いで、来る総会の開催準備のお知らせです。
「役員立候補・組合員提案議案・質問・ご意見」募集


最後に、 総会開催の予告です。この中に、次の要請文が入っています。
今回は、新型コロナ対策のため、できるだけ、出席は控えて
「議決権行使書」の提出によるご参加をお願い致します。

(後で、正式に発行される総会開催案内状にも、繰返し、同文の要請を行います。)


  この「理事会便り」は、インフォーマルなお知らせです。
  総会開催前に区分所有者全員に配る公式の「召集通知・議案の要領・総会資料」
  とは異なり、あいさつや説明を省き、要点のみ簡潔に伝えること、
  A3判1頁見開き(One Page Writing)で、見易くレイアウトすることを重点においています。

(2021年1月14日初版掲載 随時更新)

8.広報の効果 Foot in the door technic

この組合では、例年、総会の出席者は毎年22名前後(全体の18%)、委任状、議決権行使書あわせて出席率が63%前後で推移してきました。 広報を発行するようになってから、委任状、議決権行使書を含む総会出席率が少しずつですが上がってきました。

会場出席者が例年の半分以下の10名になったのは、 会場でのコロナ対策には限界があることを伝え、 議決権行使書での参加を呼びかけたからです。

参加者内訳は議長(総会で退任の理事長)+新任理事候補者8名のうち7名+総会出席を楽しみ(?)にしている常連の一般組合員2名の10名です。

他に、管理委託契約更新の重要事項を説明する管理会社の管理業務主任者と会場受付の管理員をいれて12名、所要時間50分の総会でした。

総会終了間際に飛び込みで入場されて、館内清掃に関する意見をアピールしたご婦人もいました!(議事には加わっていないので出席数にはカウントせず)

○ フット・イン・ザ・ドア・テクニックとは、
社会心理学用語で小さな要請を承諾したことから始まって次第に承諾を重ねていくことで、人の心に 「物事に対する一貫性要求を生じさせる技術」と説明されています。

これを悪用した例としては、「話を聞いてもらうだけでいいんです。買わなくても結構ですよ」と言って安心させておいて、 いつの間にか相手に高額商品を購入させる時にも使われます。 相手が承諾しやすい小さな要求から始めて、段階的に要求を大きくしていくと、本来の要求の成功率を高めることができます。 但し、これも時間を置かずに追い込むことが必要で、広報のように、間をあけて発行するような場合には、 スリーパー効果(sleeper effect)が働いて、結局は情報の内容自体で評価されていきます。 最後には誠実な姿勢だけが評価されていきます。

  「社会心理学からみた管理組合」

(2021年2月23日追記)